Organiser une soirée
Bon nombre de soirées sont l’occasion de fêter un événement. Elles peuvent aussi n’avoir d’autre but que de réunir quelques amis. Dans tous les cas, le plus important consiste à avoir une vision très claire du type de réception envisagée avant d’entreprendre les préparatifs. Planifier soigneusement une soirée est le secret de sa réussite.
Les festivités annuelles, telles que Noël, le réveillon de la Saint Sylvestre et Pâques, obéissent souvent à la tradition, ce qui ne signifie nullement que leur organisation ne nécessite pas d’être planifiée. Pour toutes les autres occasions, vous devrez commencer par déterminer l’ampleur de la réception. Pour ce faire, vous devrez tenir compte de vos possibilités budgétaires. En fonction des éléments présentés ci après, vous pourrez planifier tous les détails de l’organisation de votre soirée.
Le degré de formalité
Si vous optez pour une soirée formelle, vous devrez suivre quelques règles simples. Si vous privilégiez, au contraire, l’absence de formalité, vous définirez vos propres règles. Dans de nombreuses occasions, on a toutefois tendance à se situer entre ces deux extrêmes. Une fois votre choix arrêté, vous devrez en avertir vos invités et vous en tenir à votre décision. Qu’il s’agisse de l’habillement, de la participation des invités aux divertissements envisagés, ou des boissons choisies.
Vous serez peut être aussi contraint de faire appel à une aide extérieure. Vous pourrez louer les services de traiteurs, de maîtres d’hôtel et de serveurs, dans le cadre de réceptions très formelles, tel un mariage, mais aussi pour certaines soirées et dîners. Cette décision devra être prise rapidement.
Les invités
Rassembler diverses personnes autour d’une table ou d’un buffet, quels que soient l’importance de la réunion et le nombre d’invités, n’est pas toujours chose aisée. Une bonne organisation en constitue la première étape. Si vous organisez un dîner pour des gens qui ne se connaissent pas, faites en sorte de mélanger des convives aux intérêts plus ou moins communs ou qui sont susceptibles de s’entendre. Lorsque vous invitez des amis à de grandes réceptions, assurez vous qu’ils ne se retrouveront pas perdus au milieu de la foule.
Souvenez vous de vos propres expériences, et de certaines soirées où quelques invités, peut être vous même quelquefois, n’ayant pas réussi à s’intégrer aux divers groupes, n’attendaient que la première occasion pour s’éclipser poliment. Cela étant, il convient de souligner que le contraire peut aussi se produire les soirées les plus réussies sont parfois celles qui rassemblent les groupes les plus hétéroclites.
Le nombre
Même si cela paraît évident, il est impératif que vous puissiez accueillir comme il convient le nombre d’invités que vous souhaitez réunir. Tout dépend donc de l’espace dont vous disposez. Ainsi, mieux vaut ne pas envisager un dîner formel de neuf couverts si votre table est prévue pour huit : le neuvième convive risque fort de se retrouver perché sur un tabouret, à un coin de la table, et tout le monde se sentira mal à l’aise. Il en va de même avec les barbecues : n’invitez pas cinquante personnes si vous ne disposez que d’un gril minuscule. N’organisez pas un brunch pour dix personnes dans une cuisine où l’on tient difficilement à six ou encore des goûters pour vingt cinq enfants dans une maison qui peut à peine en recevoir une demi douzaine, et dont le jardin est microscopique. À l’inverse, vos invités se sentiront tout aussi mal à l’aise dans des pièces trop grandes.
Les boissons et les aliments
En fonction du nombre de vos invités, vous devrez choisir les rafraîchissements amuse gueules, buffet ou repas servi à table et vérifier soigneusement que les aliments et boissons correspondent bien à l’esprit de la réception. Pour ce faire, vous devrez tenir compte du moment de la journée où elle se déroule, du nombre d’invités et de votre budget. N’hésitez pas à faire preuve d’originalité en matière de nourriture, si vous vous sentez capable d’en assurer la préparation, et vérifiez que le traiteur pourra répondre facilement à votre demande.
Les invitations
Qu’elles soient imprimées, écrites à la main ou téléphonées, les invitations doivent être claires et fournir les renseignements indispensables. Elles devront notamment mentionner le nom des invités, le vôtre, le cadre de la réception, sa raison d’être, l’heure à laquelle elle doit se dérouler et l’adresse où envoyer la réponse. Les invitations rites comportent souvent la formule RSVP (« Répondez, s’il vous plaît ») pour rappeler aux invités qu’une réponse est attendue. Vous devrez fournir les détails concernant l’habillement au bas de l’invitation.
Vous pourrez utiliser des cartes vendues dans le commerce, de styles très divers, amusantes ou nettement plus formelles, ou encore les faire imprimer pour l’occasion.